การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องอาจเป็นเป้าหมายที่ยากจะเข้าใจ แต่เมื่อเร็วๆ นี้ กองทัพมีความก้าวหน้าอย่างมากในการทำให้คล่องตัวและปรับปรุง ในบางกรณี การออกแบบใหม่ โปรแกรมที่สนับสนุนสมาชิกบริการโดยใช้แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งรวมถึงความร่วมมืออย่างกว้างขวางกับฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ความเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการทั้งหมด และความตั้งใจที่จะให้แน่ใจว่าการปรับปรุงดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
ภายในกองทัพบก งานนี้ตกเป็นของดร.ชาร์ลส์ “ชัค”
แบรนดอน ผู้อำนวยการฝ่ายปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง (CPI) ในสำนักงานการปฏิรูปธุรกิจกองทัพบก (OBT) ในความหมายกว้างๆ อาจฟังดูเหมือนเป็นภารกิจง่ายๆ “เราถูกขอให้พิจารณากระบวนการและมองหาโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ” แบรนดอนซึ่งเพิ่งได้รับเลือกให้เป็นBusiness Transformation Leader of the Yearจาก Process Excellence (PEX) Network กล่าว
แต่ในทางปฏิบัติ การดำเนินการดังกล่าวอาจเป็นงานที่ซับซ้อนอย่างยิ่ง ซึ่งได้รับประโยชน์จากการใช้ข้อมูล การวิเคราะห์ และการทำงานร่วมกันร่วมกัน เขากล่าว
การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานส่วนหลังซึ่งไม่ได้รับการประโคมข่าวมากนัก แต่ยังคงมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการปฏิบัติงานภายในกองทัพ ในอดีต มันไม่ได้เกี่ยวข้องกับข้อมูลและการวิเคราะห์มากนัก แต่นั่นเปลี่ยนไปเมื่อประมาณสี่ปีที่แล้วเมื่อ CPI เริ่มใช้กระบวนการขั้นสูง เช่น การทำเหมืองข้อมูล การค้นหาข้อมูล และการค้นพบกระบวนการเข้าด้วยกัน แบรนดอนกล่าวว่า เมื่อรับเคสนี้ โดยปกติแล้ว เขามีนักวิทยาศาสตร์ข้อมูล สถาปนิกองค์กร และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ หนึ่งคนหรือมากกว่านั้นในทีมของเขา
รางวัล PEX เป็นผลจากการทำงานของแบรนดอนกับสำนักงาน CPI โดยรวม แม้ว่าโครงการสองโครงการจะได้รับการอภิปรายมากที่สุดโดยเฉพาะ โครงการดังกล่าว ได้แก่ Army Review Boards Agency (ARBA) Backlog Reduction and the Reductions to Army Procurement Acquisition Lead Time (PALT)
ARBA ซึ่งตรวจสอบการดำเนินการของบุคลากรที่ดำเนินการโดย
ระดับล่างของกองทัพ ตกอยู่ภายใต้การวิพากษ์วิจารณ์ของรัฐสภาในปี 2561 สำหรับกรณีการให้คำปรึกษาทางการแพทย์ที่ค้างอยู่ในคณะกรรมการกองทัพบกเพื่อการแก้ไขประวัติทางทหาร (ABCMR) ซึ่งเป็นหนึ่งใน 15 กระดานที่ ARBA ดูแล
คดีค้างประมาณ 14,000 คดี บางคดีมีอายุถึงปี 2559 อาจส่งผลกระทบอย่างแท้จริงต่อสมาชิกบริการ ตัวอย่างเช่น ทหารที่ได้รับการปลดประจำการอย่างไร้เกียรติได้รับการวินิจฉัยในภายหลังว่ามีอาการบาดเจ็บที่สมองซึ่งจะอธิบายถึงพฤติกรรมของเขา แต่จนกว่าคดีของเขาจะได้รับการตัดสิน เขาไม่มีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการด้านกิจการทหารผ่านศึกหรือไม่สามารถรับความช่วยเหลือที่เขาต้องการได้
DoD มอบหมายให้สำนักงาน CPI ขจัดงานค้างและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปรับปรุงกระบวนการของ ARBA นั้นยั่งยืน หลังจากตรวจสอบเคสโหลดของทีมแพทย์อย่างละเอียดถี่ถ้วนและปัจจัยที่สนับสนุน CPI แนะนำให้เปลี่ยนกำลังคนและโครงสร้างที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงเวลาในการดำเนินการสำหรับการตัดสินเคส ลดความเครียดภาระงานของเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์ที่จำกัดของทีม และปรับปรุงการมองเห็นเคสใน ความคืบหน้า. แบรนดอนกล่าวว่า CPI เปลี่ยนสภาพแวดล้อมจากวัฒนธรรมช่างฝีมือ ซึ่งแต่ละคนจัดการเคสตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ โดยไม่คำนึงถึงความคืบหน้าซึ่งนำไปสู่งานในมือ ไปสู่สภาพแวดล้อมการผลิตที่เคสจะทำงานเร็วขึ้นในกระบวนการคล้ายสายการประกอบ คำแนะนำของ CPI ยังส่งผลให้มีการสร้างทีมเฉพาะทางและกองกำลังที่มุ่งเน้นการลดงานในมืออย่างเคร่งครัด
“งานค้างนั้นหายไปแล้ว” แบรนดอนกล่าว “และยังไม่กลับมาอีก”
ในขณะที่การปรับปรุงกระบวนการของ ARBA เกี่ยวข้องกับปริมาณมาก แผนของกองทัพสำหรับ PALT ส่วนใหญ่เป็นเรื่องของเวลา โดยเฉพาะการลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดหาระบบอาวุธใหม่
การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างเชื่องช้า กองทัพใช้เวลาโดยเฉลี่ย 300 วันในการทำสัญญาสำหรับเครื่องบินหรือชิ้นส่วนยานยนต์ล้อเลื่อนและการบำรุงรักษา ตามรายงานของสำนักงาน CPI PALT—เวลาระหว่างคำขออย่างเป็นทางการและรางวัลสัญญา—กินเวลาส่วนใหญ่ ผู้นำกองทัพอธิบาย PALT ว่าเป็นมาตรการในการรับระบบอาวุธสำคัญเข้าสู่มือของนักสู้สงครามอย่างรวดเร็ว ตั้งเป้าหมายที่จะลดรอบเวลาของ PALT ลงให้ได้มากถึงครึ่งหนึ่งระหว่างปีงบประมาณ 2019 ถึง 2021
CPI ซึ่งได้รับมอบงานในเดือนตุลาคม 2018 ใช้การวิเคราะห์เพื่อเปลี่ยนเป้าหมายของโปรแกรมตามประเภทต้นทุน และระบุขั้นตอนกระบวนการที่ไม่จำเป็น โดยเน้นไปที่การอธิบายว่าทำไมขั้นตอนเหล่านั้นจึงเพิ่มความล่าช้า แบรนดอนกล่าวว่าเป็นโครงการที่ต้องใช้ข้อมูลจำนวนมาก พร้อมด้วยนักคณิตศาสตร์จำนวนมากที่ดำเนินการรวบรวมและวิเคราะห์อย่างครอบคลุม
เมื่อตระหนักถึงความซับซ้อนที่ส่งผลต่อรอบเวลาของ PALT CPI จึงพัฒนากลยุทธ์การปรับปรุงที่มีประสิทธิภาพซึ่งรวมถึงการใช้ประโยชน์จากสมมติฐานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล รวมกับความเชี่ยวชาญในการทำสัญญาเพื่อค้นหาโอกาสในการปรับปรุง แทนที่จะใช้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนโซลูชันที่กำหนดไว้ล่วง
